Het fysieke Kanban of Scrum bord

Steeds vaker kom ik teams tegen die aan het stoeien zijn met de elektronische planningsomgeving. Of teams die naast hun JIRA bord ook nog een fysiek bord hanteren. Soms dubbel op, soms voor het volgen van items op een ander abstractieniveau. Wat is nou wijsheid als het gaat om het opzetten van een Kanban of Scrum bord: een softwarepakket of een stapel gekleurde sticky notes en enkele vellen brown paper?

Automatisering heeft niet stil gestaan in de wereld van Agile en Lean. Steeds vaker wordt gebruik gemaakt van softwarepakketten voor het ondersteunen van teams in hun Agile processen. Het elektronische Kanban board is daarin waarschijnlijk één van de meest bekende producten. Volgens de State of Agile Development Survey 9th edition gebruikt 79% een task board en 52% een Kanban board voor hun Agile teams. Elektronische borden binnen Agile teams zijn mateloos populair. De meest gebruikte elektronische pakketten daarvoor zijn naast Excel (68%) en Project (46%): Atlassian JIRA (45%), VersionOne (33%) and Microsoft TFS (24%). Als ik kijk naar mijn eigen praktijk, dan kom ik JIRA en TFS vaker wel dan niet tegen bij de teams.

Elektronische borden

Dus waarom nog terug vallen op brown paper borden en sticky notes? Als je rond vraagt waarom teams met een softwarepakket werken, dan is de meest gehoorde reden: dit is wat we hier nu eenmaal gebruiken. Maar een reden als ‘omdat we dat nu hier eenmaal gebruiken’ is niet iets wat in een continu verbeterende omgeving overeind zou moeten blijven staan. Want wat als er nu iets beters voorhanden is, zou het dan niet raadzaam zijn om daar mee te experimenteren?

Een andere reden die veel wordt genoemd is het feit dat elektronische borden vanuit waar dan ook toegankelijk zijn, voorop gesteld dat deze inderdaad door de firewalls van het bedrijf heen te benaderen is. In een wereld waarin het ‘nieuwe werken’ de hype inmiddels voorbij is en meer regelmaat dan uitzondering is, kan ik mij voorstellen dat deze reden zeker een trigger is om gebruik te maken van een elektronisch bord. Aan de andere kant zien we binnen het Agile en Lean werken echter dat teams juist steeds meer en meer bij elkaar (willen) zitten, tot grote frustratie van ‘het nieuwe werken’ initiatieven die vooral gedreven worden uit kostenbesparing op werkplekken. Immers, zoals het Agile Manifesto schetst, de meest efficient en effectieve manier om informatie te delen in en met een software ontwikkelingsteam is face-to-face communicatie.

Het linken naar (of bijsluiten van) werkproducten / artifacts is een andere veelgehoorde reden. Commentaar kan eenvoudig worden toegevoegd, de acceptatiecriteria worden opgenomen en eventuele documenten snel worden gelinked. Al die informatie past simpelweg niet op een sticky note of een index kaart. Daar valt weinig tegen in te brengen, behalve het feit dat dit misschien ook uitnodigt om té veel informatie op te nemen. Het verstandig omgaan met welke informatie wordt opgenomen op de stories is daarbij van belang, en enige ervaring is nodig om te zien waar de balans tussen teveel en te weinig informatie wordt vast gelegd.

Ook het automatisch berekenen van belangrijke metrics is een voordeel van een geautomatiseerde omgeving. Niet langer hoeven story points te worden geteld of burn down charts te worden aangevuld. Één druk op de knop en een compleet overzicht van de belangrijkste metrics kan worden opgevraagd. Ideaal voor het management die precies de effectiviteit en efficiency van de teams in de gaten kan houden. Waar ook meteen het grootste gevaar in zit, want metrics vereisen vaak een specifieke context. Metrics zijn over het algemeen nog steeds niet gestandaardiseerd, bekijk maar eens de discussie over ‘Velocity’, waar een collega van mij een interessante blog over heeft geschreven. Met een overdaad aan metrics is het weer de vraag waar je als team op aan het sturen bent. Geautomatiseerde metrics kunnen daarom nog wel eens het verkeerde effect teweeg brengen, ga er bewust mee om.

Fysieke borden

Hoewel de elektronische borden absoluut sterke voordelen hebben, missen ze in mijn ogen nog steeds de essentiële aspecten van een krachtig visueel management systeem: groot genoeg om vanuit de werkplek te kunnen zien, eenvoudig genoeg om te begrijpen en simpel genoeg om snel aan te passen. Het starten van een eenvoudig Kanban bord is kinderlijk eenvoudig, een goede referentie vond ik in de blog 7 steps to build a Kanban board for a Scrum team. Een stapel gekleurde sticky notes, wat brown paper en eventueel wat schilderstape en je basisbord is gereed voor gebruik. Makkelijker kan het haast niet.

Een fysiek bord heeft als voordeel dat je het zo groot kunt maken als de ruimte toe laat. Je bent niet langer gebonden aan het formaat van een computerscherm (of als je echt geld hebt geïnvesteerd een televisiescherm). Een bord van het formaat Abri (1.75 meter x 118,5 meter) is vrijwel niet in elektronische variant beschikbaar. De schaarste van ruimte zorgt dat je afwegingen moet maken wat je wel en niet op het bord kunt opnemen. Daarom zie je vaak dat taken onder user stories blijven hangen, anders wordt het elektronische bord zo onoverzichtelijk. Wanneer stories buiten het bereik van het beeldscherm vallen, of taken in de stories zijn opgenomen, is het direct minder zichtbaar wat er allemaal nog te doen is. En daarmee een grote beperking voor de effectiviteit van het visueel management systeem.

Vooropgesteld dat het team een eigen team ruimte heeft, sowieso al een goede Agile practice, is een fysiek bord altijd zichtbaar. Als je opkijkt zie je de huidige staat van het onderhanden werk en worden eventuele bottlenecks snel opgemerkt. De zichtbaarheid moet niet worden onderschat. Het prikkelt, het geeft awareness, het helpt het team het doel te herinneren waaraan zij zich gecommitteerd hebben. Het werkt net als een lijst met herinningen dat je thuis op de gang hebt hangen. Elke dag als je langs loopt denk je weer ‘oh ja, dat moest ik nog doen’.

Wanneer je een dagelijkse stand-up of daily scrum hebt, werkt een fysiek bord beter dan een elektronisch bord ergens op de computers. Vaak zie je dat teams dan een beamer gebruiken om het huidige elektronische bord te projecteren of staan ze om het televisiescherm heen. Even snel een aantekening maken is dan lastig, omdat je dan zit met de beperkingen van de invoermiddelen. Vaak is dit de reden dat teams naast hun elektronische bord ook nog een fysiek bord hebben, het is een stuk comfortabeler om mee te werken wanneer je er met een groep omheen staat.

De beperkingen van het formaat van een sticky note of index kaart zorgt er ook voor dat het visuele management systeem niet wordt misbruikt voor allerlei ideeën of reminders. Wanneer dat wel gebeurt wordt al snel het overzicht verloren, en zie je dat in retrospectives het goed gebruiken van het fysieke bord al snel naar boven komt borrelen. User stories zijn bedoeld om een discussie te starten, niet een samenvatting van een functioneel ontwerp. De beperkingen van het formaat zijn daarom eerder een voordeel dan een nadeel. Als er toch een noodzaak is voor eventueel aanvullende documentatie, sla deze dan op in het versiebeheersysteem en noteer een identifier op de sticky note zelf.

Één van de meest onderschatte effecten van een fysiek bord is de psychologie die gepaard gaat met het verplaatsen van de sticky notes zelf. Het effect van het lopen naar het bord en het verplaatsen van een item naar ‘Done’ is simpelweg niet te vergelijken met het klikken op ‘gereed’ in het elektronische systeem. Als je echt je todo lijst weg wilt werken, print deze dan eens uit en streep met een dikke stift het item door als je deze hebt afgerond. De voldoening in het afronden van een items is vele malen groter dan wanneer je slechts een ‘vinkje’ zet in je elektronische todo-lijst.

Daarbij komt nog dat wanneer je zichtbaar de items over het bord verplaatst, iedereen in het team hier bewust van is. Het is daarom gemakkelijker om een vervolgactie te prikkelen. Zeker wanneer je in je bord gebruik maakt van meerdere kolommen om de afhankelijkheden ten aanzien van een item zichtbaar te maken.

Één van de grootste nadelen van sticky notes is dat deze na verloop van tijd nog wel eens op de grond willen vallen. Tenzij je sticky notes op een verkeerde achtergrond plakt (bijvoorbeeld een ruwe wand) heeft dit vrijwel altijd te maken met de wijze waarop een sticky note van het blok wordt gehaald. Dus wanneer je overtuigd bent van het nut van een fysiek bord, train je team in het juist losmaken van sticky notes. Veel succes met jouw bord!

Marco de Jong is een ervaren en resultaatgerichte senior Agile & Lean consultant en trainer met een achtergrond in management, software architectuur en software development. Door zijn passie weet hij anderen te helpen het beste uit zichzelf en hun teams te halen.

DEEL DIT ARTIKEL
VOLG ONZE BLOGS

Gerelateerde blog artikelen

  • SAFe een verkapte waterval? Echt niet!

    Erik Borgers blogt: "SAFe roept naar mijn ervaring regelmatig emotie op. Een terugkerend verwijt is dat het eigenlijk 'verkapte waterval' is."

    Lees verder
  • Wat is nieuw in SAFe 4.0 (deel 2) - 'Solution intent’

    In dit tweede deel van mijn serie blogs over SAFe (Scaled Agile Framework) 4.0 bespreek ik een voor mij ondergeschoven kindje in agile: ‘Solution intent’.

    Lees verder
  • Wat is nieuw in SAFe 4.0 (deel 3) - Meer flexibiliteit met het 'Spanning palette'

    Brian Teunissen vertelt over het palet aan resources en items binnen SAFe die niet aan één team kunnen worden toegewezen.

    Lees verder
  • Wat is nieuw in SAFe 4.0 (deel 4) - Kanban op alle lagen

    De definitie van Kanban uit wikipedia luidt: Kanban (van het Japanse kan ‘visueel’ en ban ‘kaart of bord’) is een concept gebruikt in lean manufacturing en just-in-timeproductie.

    Lees verder
  • Wat is nieuw in SAFe 4.0 (deel 6) - Foundation layer

    SAFe 4.0 leunt op fundamenten zoals Lean and agile leaders en Communities of Practice, maar ook Core values en SAFe principles. Brian Teunissen licht deze toe.

    Lees verder
  • Wat is nieuw in SAFe 4.0 (deel 7) - Multiple portfolio’s

    In het 7e en laatste deel van de serie blogs over SAFe 4.0 gaat hij in op "Multiple portfolio’s". Een nauwelijks te vinden, maar significante aanvulling op het framework.

    Lees verder
  • Maak kennis met SAMM

    inspearit heeft samen met de Belastingdienst SAMM ontwikkeld.

    Lees verder
  • Eet je eigen hondenvoer!

    Eén van mijn principes luidt: Pas een agile werkwijze toe bij het implementeren van agile werkwijzen. "Ja, logisch toch?" zullen de meeste agilisten denken. Maar probeer dat maar eens vol te houden bij grootscheepse implementaties bij traditioneel aangestuurde organisaties. Toch loont het om de verandering zo snel mogelijk agile aan te pakken.

    Lees verder
  • De zwaluw die wél zomer maakt

    ‘Agile werken’ en ‘Scrummen’ worden steeds breder in de organisatie toegepast. Dat leidt tot doelgerichte zelforganisatie die berust op autonomie, meesterschap en zingeving.

    Lees verder
  • Wat is nieuw in SAFe 4.0 (deel 5) - Onderscheid ‘Business operation’ value stream en de ‘IT life cycle’

    In dit 5e deel van een serie blogs over SAFe 4.0 laat ik zien dat er nu beter onderscheid wordt gemaakt tussen de ‘Business operation’ value stream en de ‘IT life cycle’ value stream.

    Lees verder
  • Eerste antipatronen bij Scaling Agile

    Brian Teunissen vertelt over hoe in de praktijk de voordelen van SAFe worden ondermijnd door drie grote antipatronen.

    Lees verder
  • De Agile Architectuur Pizza

    Als agile architectuurcoach is er voor mij niets leukers om mensen met agile Frameworks te leren werken en daartoe soms diepgaande discussies te voeren over WIP limieten en WSJF-en.

    Lees verder
  • Hoe Agile en Security hand in hand gaan

    Beveiliging en agile ontwikkeling kunnen wél hand in hand gaan en vertrouwen geven dat producten naast functionaliteit ook veiligheid bieden

    Lees verder
  • Autorisaties binnen agile teams

    Michiel Broekhuijsen blogt over een oplossing voor dit veelgehoorde pijnpunt.

    Lees verder
  • Jongen, ben jij wel bang genoeg?

    Eric Nieuwland blogt: "Informatiebeveiligers zijn soms lastige zeurkousen. Uit angst voor incidenten zeggen ze al 'nee' voor ze begrijpen wat je wilt. Dat kan anders."

    Lees verder
  • De taaie kant van Scaling Agile

    Agile organisatiebreed implementeren is een hele kluif. Brian Teunissen raadt iedereen die van start gaat met het opschalen van Agile aan om zich vooral ook te verdiepen in verandermanagement.

    Lees verder
  • Scaling Agile, van trend naar gevestigde orde

    Blog van Brian Teunissen met zijn visie op de agile trend en de verschillende scaling frameworks

    Lees verder
  • ​Informatiebeveiliging versus Privacymanagement, wie wint de slag?

    In dit (gratis) event zullen de tegenstellingen tussen privacy - en informatiebeveiligingsmanagement onder een vergrootglas worden gelegd.

    Lees verder
  • 5 tips om je agile transformatie te laten mislukken

    In deze blog een vijftal concrete tips om de kans op een geslaagde agile transformatie flink te verkleinen of vertragen. Tip: stuur deze blog door naar je grootste concurrent! Of lees 'm zelf nog eens na voor alle zekerheid...

    Lees verder
  • Van Scrum team naar agile organisatie - vierde ontwikkelingsfase

    Ditmaal beschrijft Brian Teunissen de vierde ontwikkelfase om van Scrum team tot Agile organisatie te komen.

    Lees verder
  • Van Scrum team naar agile organisatie - vijfde ontwikkelingsfase

    Brian Teunissen blogt over de laatste van de vijf ontwikkelingsfasen om van Scrum team door te groeien naar een Agile organisatie.

    Lees verder
  • Pak die banaan!

    Blog van Brian Teunissen over het veel eenvoudiger budgetteren bij scaling agile.

    Lees verder
  • Melk produceren of poepscheppen

    Blog van Brian Teunissen over de productiviteit van Agile teams.

    Lees verder
  • Van Scrum team naar agile organisatie - eerste ontwikkelingsfase

    In een serie van 5 blogs gaat Brian Teunissen in op de ontwikkelingsfasen waarmee een (organisatie)structuur zich aan kan passen aan een agile werkwijze.

    Lees verder
  • Paradigmaverschuivingen bij Scaling Agile

    Brian Teunissen: In deze blog geef ik een overzicht van paradigma verschuivingen die een organisatie door moet bij het opschalen van agile werken

    Lees verder
  • Van Scrum team naar agile organisatie - derde ontwikkelingsfase

    Brian Teunissen vertelt over ontwikkelingsfase 3: fysieke product of domein afdelingen, al dan niet aangevuld met Operations.

    Lees verder
  • Van Scrum team naar agile organisatie - tweede ontwikkelingsfase

    Brian Teunissen beschrijft Agile ontwikkelingsfase 2: virtuele product teams over functie afdelingen heen.

    Lees verder
  • Is Agile werken voorspelbaar?

    Is Agile werken voorspelbaar? "Ja en nee", vindt Brian Teunissen.

    Lees verder
  • Luitenant Borgers

    Alhoewel je het uit de titel waarschijnlijk niet direct zult halen, deze blog gaat 'dus' over het schalen van Agile teams. De volhardend lezer beloon ik met concrete ideeën hoe mensen aan te zetten om een goed lopend team van teams te vormen.

    Lees verder
  • Ga goed voorbereid 2017 in!

    Ga goed voorbereid 2017 in! Je ontvangt nu nl. 17% korting op alle opleidingen die nog in 2016 gepland staan.

    Lees verder
  • Privacy

    Toen mijn grootmoeder mijn vader kwam inschrijven bij de burgerlijke stand, werd zijn achternaam voorgoed veranderd vanwege een defecte typemachine. De letter "Y" deed het niet meer, waarop de beste ambtenaar (behulpzaam als hij was) de letters "IJ" in plaats daarvan gebruikte (je hoort het verschil toch niet). Daarmee werd figuurlijk gezien een streep gezet door mijn familie stamboom.

    Lees verder
  • Het architectentheekransje

    Hier volgt een sprookje over een kennisgroep van architecten. Je kent ze wel, die clubjes die eens in de tijd bijeenkomen om gezamenlijke visies, strategieën en concrete doelen te definiëren en dan uit elkaar gaan om van alles te realiseren. Dit verhaal vertelt over hun Ups en Downs. Totdat ze samen nieuwe manieren van werken ontdekten. Herken je zaken? Doe er je voordeel mee!

    Lees verder
  • Vertrouwen: noodzakelijk bij informatiebeveiliging en cloud computing

    Informatiebeveiligers nemen op basis van risico's maatregelen het (bedrijfs)proces. Maar dat loopt spaak bij het uitbesteden naar de cloud. Hoe gaan we dit aanpakken?

    Lees verder
  • Security & DevOps: toekomstmuziek?

    Michiel Broekhuijsen wil je meenemen op een reis naar de nabije toekomst. We bezoeken een organisatie waarbij ontwikkeling, security en operations (z.g. DevSecOps) volledig zijn geïntegreerd...

    Lees verder
  • 10 eenvoudige verbetervoorstellen voor Agile architectenteams

    Ben je architect en doe je (in teamverband) voorbereidend werk voor één of meer Scrum ontwikkelteams? Hierbij 10 concrete tips die jou en je architectenteam verder helpen te verbeteren.

    Lees verder
  • Het "Juniper effect"

    Op 21 december 2015 liet Juniper (leverancier van o.a. firewall producten) weten dat ze ongeautoriseerde code hebben ontdekt, die door kwaadwillende als een backdoor kunnen worden gebruikt. Het is mogelijk dat via backdoor om versleutelde VPN verbindingen af te luisteren en/of toegang te krijgen de firewall een SSH verbinding te krijgen door middel van een ingebakken wachtwoord.


    Lees verder
  • De Agile Architect: de ultieme klimgeit?

    Agile werken lijkt voor de IT eerder regel dan uitzondering te worden. Maar bedreigen die "agile teams" het zo zorgvuldig door enterprise architecten bewaakte gedachtengoed niet? Hoe zorgen architecten ervoor dat de uiteindelijke architectuurdoelen anno 2013 geborgd blijven? In deze blog wil ik daar mijn inzichten met u over delen.

    Lees verder
  • TOGAF: radioactief materiaal voor organisaties?

    Ik geef al jaren les in TOGAF en dat kent een interessant aanvangspatroon. Op de eerste dag kom ik binnen met een hele grote doos met die vuistdikke TOGAF boeken.

    Lees verder
  • Rokjesdag voor architecten

    Waar gebeurd. Aan een door mij onlangs gegeven training voor architecten nam zowaar een vrouw deel. In mijn praktijk is dat behoorlijk zeldzaam! Gedurende de lunch dacht ik: daar wil ik wel iets meer van weten. We raakten aan de praat en ik vroeg naar haar rol.

    Lees verder
  • Round Table Scaling Agile zeer succesvol

    Op 5 oktober jl. vond op het landgoed ‘Zonheuvel’ een Round Table plaats met als thema: ‘Scaling Agile: Boardroom besluit of IT feestje?” O.l.v. Marco de Jong en Brian Teunissen werd deze vraag bediscussieerd door 16 genodigden van uiteenlopende organisaties.

    Lees verder
  • Scrum voor informatiemanagement: 5 hindernissen om te overkomen

    Ik coach informatiemanagement om Scrum te gebruiken. De verschillende rollen hebben elkaar veel te bieden en samen kunnen ze fantastische producten maken. De praktijk is echter weerbarstig. Wat zijn typische belemmeringen en wat doe je er tegen?

    Lees verder
  • Agile transformatie: het slechten van de grenzen

    "De agile en digital coaches en consultants van inspearit helpen de huidige grenzen aan agility te slechten en deze tot enablers te maken. Wij maken bij onze klanten aan den lijve mee wat het betekent om een organisatie te veranderen", blogt Sandra Schreppers.

    Lees verder
  • ​Agile Assessments: heaven or hell?

    Erik Borgers vertelt in zijn blog hoe een agile assessment best ingewikkeld kan zijn als je écht iets aan de resultaten wilt hebben.

    Lees verder
  • Op weg naar een High Performance Overheid

    Op initiatief van projectmanagers van UWV, de Belastingdienst, DUO en I-Interim Rijk werd op 10 mei jl. het seminar ‘op weg naar een High Performance Overheid’ gehouden voor medewerkers van de overheid.


    Lees verder
  • Faalangst-cultuur

    Gaat Agile tot een teleurstelling leiden als het organisaties niet lukt om hun faalangst-cultuur om te buigen?

    Lees verder
  • Werken Agile teams ook internationaal?

    Erik Borgers Blogt: Het toepassen van agile is vaak een stuk lastiger in grote internationale organisaties.Voor mij gaat het echt te ver als de globalisering dwars door teams gaat lopen.

    Lees verder
  • LeSS principes leggen de basis voor het Scaled Agile Model bij de Nationale Politie

    inspearit heeft samen met de Nationale Politie een agile samenwerkingsmodel ontwikkeld gericht op snelheid en wendbaarheid in een continue verbetercyclus.

    Lees verder
  • Aankondiging nieuwe cursussen Privacy en persoonsgegevens

    Om de ‘nieuwe’ Europese verordening gegevensbescherming (AVG) te kunnen vertalen naar de dagelijkse praktijk bieden we binnenkort twee nieuwe cursussen.

    Lees verder
  • Wat is nieuw in SAFe 4.0 (deel 1) - 'Value Stream'

    In dit 1e deel van een serie blogs over SAFe (Scaled Agile Framework) 4.0 bespreekt Brian de meest significante vernieuwing van deze versie; de 'Value Stream' laag.

    Lees verder
  • De scholingsvouchers van het UWV zijn helaas op, maar...

    De scholingsvouchers van het UWV zijn helaas op! Maar ben je werkzoekend en wil je je carrière vervolgen in de IT en heb je net misgegrepen? Wij helpen je toch graag verder.

    Lees verder
  • In the cloud we trust?

    Het nieuws dat de zgn. Safe Harbor Agreement door het Europese hof ongeldig is verklaard heeft voor een ware schokgolf gezorgd in de privacy- en informatiebeveiligingswereld.

    Lees verder
  • Round Table “De waarde van Agile: wie bepaalt dat?”

    Op donderdag 29 juni vond in Kasteel Sterkenburg een geslaagde Round Table discussie plaats rondom het thema “De waarde van Agile: wie bepaalt dat?”.

    Lees verder
  • Kerstwensboom

    December is dé maand om stil te staan bij het afgelopen jaar en vooruit te blikken op de toekomst. Maar ook om iets bijzonders te doen voor een ander. Wie in jouw omgeving wil jij verrassen met een opleiding naar keuze bij cibit academy?

    Lees verder
  • Digital Transformation en Business Analyse

    inspearit sponsorde het IIBA jaarcongres 2017. Het werd afgelopen dinsdag 14 november een goed bezochte en interessante bijeenkomst. Het thema: ‘Digital Transformation en Business Analyse’. Het vraagstuk werd door de sprekers uit verschillende invalshoeken belicht. 

    Lees verder
  • (ISC)² vernieuwt CISSP examen

    Belangrijk nieuws voor iedereen die aan het leren is voor het (ISC)² CISSP examen. Lees verder.

    Lees verder
  • cibit academy steunt stichting Edukans

    Het afgelopen jaar hebben we veel porisitieve ervaringen binnen gekregen en gemiddeld scoren we een 8,6! Voor elke ervaring doneren wij net als springest €1 euro aan stichting Edukans!

    Lees verder
  • Paasactie

    Paasactie!  We hebben goed nieuws voor iedereen die zich wil versterken met een opleiding of cursus van cibit academy. 

    .

    Lees verder
  • MOOC - Agile4All (For free)

    In the coming weeks we will offer several MOOC modules around Agile4All. These modules are created in the innovative learning platform "Curatr", which is based on modern learning principles, such as content creation, gamification, and social learning.

    Lees verder