Iedereen die mijn blogs leest weet hoezeer ik afgeef op bestaande matrixorganisaties. Nu ik vooral bezig ben met het opschalen van agile werkwijzen en daarmee aanloop tegen de aanpak van agile governance en budgettering, besef ik me meer en meer hoeveel aan administratieve overhead er bespaard kan worden. Als er gekozen wordt natuurlijk voor groei naar een complete agile organisatie, en niet blijft hangen in projecten doen met Scrum.
Waarom pakken we de banaan niet?
De meesten zullen ook wel het onderzoek kennen van de apen die na lange gewenning aan een banaan die onbereikbaar was door een hek dat onder stroom stond, nooit meer de banaan durfden te pakken, ook al was de stroom van het hek af.
Welnu, we zijn gewend om dubbel te budgetteren in veel gevallen. Zeker in matrixorganisaties. Onze boekhoudsystemen zijn erop geconfigureerd en managers en boekhouders zijn eraan gewend.
Enerzijds hebben we onze kostenplaatsen en de salarisuitbetalingen aan de medewerkers. Dat geeft al een budget per afdeling weer. Aan de andere kant zetten we daar een dubbele boekhouding bovenop die projecten budgetteert. Projecten in een matrixorganisatie worden tenslotte bemenst met medewerkers uit verschillende afdelingen. Hier komt nog bij dat projectmanagers de 'baas' worden van dat budget waarmee ze een 'vaste puist' (vaste scope) aan een systeem moeten bouwen. Indien de business op andere gedachten komt is dat budget allang uitgegeven. Probeer maar eens een project te stoppen, op te heffen en het gealloceerde budget terug te boeken...
Weg met dat hek, pak die banaan en eet hem op!!!
In mijn blogserie 'van Scrum team naar agile organisatie' heb ik uitgebreid uitgelegd dat een belangrijke paradigma shift de verschuiving is van project- naar productdenken en indelen van de organisatie in vaste teams. Het is nu juist die indeling in vaste teams die het mogelijk maakt de gehele dubbele boekhouding wat betreft projecten weg te kieperen. Je budgeteert gewoon afdelingen met vaste teams! En dat gebeurt al automatisch door de salariskosten per afdeling. Agile werken gaat tenslotte uit van vaste kosten (lees salariskosten van teams) en vaste doorlooptijden (Sprints of release periodes met aantal sprints), versus een variabele scope.
Ik ben absoluut geen boekhouddeskundige en er zullen beslist haken en ogen aanzitten, zoals grote conversies van boekhoudystemen. Maar wat dacht je van de mindset van managers en boekhouders, die moet ook om op dit punt! Ik hoorde laatst Craig Larmann de bekende quote opzeggen:'organizations are optimized for maintaining status quo for managers and specialists'. Dit geldt zeker ook voor de boekhouders en doet je vermoeden dat we afstammen van de apen... ;-)
Ik ben sinds kort gecertificeerd SAFe (Scaled Agile Framework) Program Consultant en ga mensen opleiden tot SAFe Agilist. Hierbij wil ik (naast de managers) alle boekhouders (controllers) oproepen van organisaties en afdelingen die met scaling agile bezig zijn om de training Leading SAFe ook te volgen. Niet alleen om een beeld te krijgen van wat scaling inhoudt voor een organisatie, maar ook om het onderdeel portfolio management en budgetteren mee te nemen in de rugzak. Daarmee kunnen ook zij een bijdrage gaan leveren aan de voordelen die een agile enterprise kan bieden!