De vorige blogs gingen over de pitfalls bij de Product Backlog en de Sprint Planning. Vandaag gaan we verder met de Daily Scrum.
Pitfalls tijdens de Daily Scrum
De Scrum Master dient het Ontwikkelteam op een aantal manier die onder andere betrekking hebben op de Daily Scrum:
- Coachen van het Ontwikkelteam op het vlak van zelforganisatie en multidisciplinair werken;
- Het verwijderen van belemmeringen (‘impediments’) in de voortgang van het Ontwikkelteam;
- Het faciliteren van Scrum gebeurtenissen wanneer gevraagd of nodig;
De Scrum Master faciliteert dus de Daily Scrum, maar ook hier is weer een aantal valkuilen waar je als Scrum Master voor moet uitkijken:
1. De Daily Scrum ‘runnen’
Als Scrum Master ben je verantwoordelijk voor het faciliteren van de Daily Scrum. In dit Scrum event plant het Ontwikkelteam de komende 24 uur, en inspecteert het de voortgang ten opzichte van het Sprint Doel. De Daily Scrum optimaliseert de waarschijnlijkheid dat het Ontwikkelteam het Sprint Doel behaalt. Als Scrum Master programmeer je zelf niet, je werkt zelf dus niet direct aan het behalen van het Sprint Doel. Je hoeft dus ook niet bij de Daily Scrum te zijn; je moet er alleen voor zorgen dat het Ontwikkelteam de Daily Scrum houdt, en het niet langer dan 15 minuten duurt.
Voor beginnende Ontwikkelteams is het wel aan te raden er als Scrum Master bij te zijn, zodat ze de Daily Scrum houden, en de bijeenkomst niet te lang duurt. Maar probeer niet in het midden te gaan staan en iedereen de beurt te geven, dat vertraagt zeer waarschijnlijk het proces van zelforganiserend worden. Na een tijdje kun je (letterlijk) een stapje naar achteren doen of blijven zitten. Als ze dan zelf starten met de Daily Scrum weet je ook dat ze dit zullen doen als je afwezig bent.
2. Inhoud besproken laten worden tijdens de Daily Scrum (en niet ingrijpen)
De Daily Scrum is ervoor om het Ontwikkelteam te laten bepalen of ze het Sprint Doel nog kunnen behalen, en de komende 24 uur te plannen. Niet om problemen in op te lossen of details van PBI’s te bespreken. Voor deze zaken is doorgaans niet het hele Ontwikkelteam nodig, ze zijn waarschijnlijk ook niet voor iedereen even interessant. Als de inhoud besproken wordt tijdens de Daily Scrum, is het vaak niet mogelijk om deze binnen 15 
minuten af te ronden. Het is dan beter om de discussie subtiel te beëindigen, en de mensen die erbij betrokken zijn vragen om, onder het genot van een kopje koffie, na de Daily Scrum verder te praten over het onderwerp. Bij mijn huidige opdracht staat dit bekend als de “After Standup coffee”. Mensen die niet betrokken hoeven te zijn tijdens deze discussie kunnen dan gewoon weer verder met hun werk, of toch meeluisteren terwijl ze genieten van hun kopje koffie.
3. De Daily Scrum duurt langer dan 15 minuten
Zoals hierboven al te lezen is, ben je er als Scrum Master verantwoordelijk voor dat de Daily Scrum niet meer dan 15 minuten duurt. Vaak zie je bij grotere Ontwikkelteams (7-9 man) dat dit een uitdaging is. Zeker als iedereen de standaard drie vragen beantwoordt (Wat heb ik gedaan om het Sprint Doel te bereiken, wat ga ik doen om het Sprint Doel te bereiken en welke belemmeringen zie ik om het Sprint Doel te bereiken). Ben dan als Scrum Master zo dapper om de Daily Scrum na 15 minuten te beëindigen. Dat zal het Ontwikkelteam niet leuk vinden, met name de teamleden die nog niet aan de beurt zijn geweest. Na een paar dagen ga je waarschijnlijk zelforganisatie zien: teamleden gaan elkaar corrigeren als ze veel tijd opeisen door bijvoorbeeld de inhoud in gaan. Wellicht komt het onderwerp terug op de Sprint Retrospective, dus bereid je daar, indien nodig, op voor.
Als dit niet werkt kun je de drie standaardvragen inruilen voor ‘walking the board’. Bij deze aanpak bespreek je eerst het bovenste Product Backlog Item, dan de tweede, etc. Na een kwartier stop je. Misschien heb je niet alle PBI’s besproken, maar de belangrijkste wel, want die staan bovenaan. Als het goed is heeft ook iedereen zijn/haar zegje kunnen doen. Zo niet dan weet je direct dat er teamleden zijn die niet met het belangrijkste werk bezig zijn, en heb je een mooi onderwerp voor de Sprint Retrospective. En korter dan 15 minuten is altijd goed; ik ken verhalen van teams die de hele dag aan het ‘pair programmen’ zijn, ’s ochtends even opstaan, allemaal een duim opsteken en weer aan het werk gaan. Letterlijk 15 seconden in plaats van 15 minuten. Ze zijn helemaal op elkaar ingespeeld en werken elke dag de hele dag in dezelfde ruimte met elkaar. Ze weten dus precies of ze het Sprint Doel gaan halen of niet. En als één van hen de duim naar beneden steekt hebben ze uiteraard een langere Daily Scrum.
De volgende keer gaan we verder met SM pitfalls bij de Sprint. Heb je nu vragen over, of wil je doorpraten over een van de pitfalls?
Laat dan een berichtje achter onder de LinkedIn post van deze blog, of bel 030 - 20 81 785.
Stefan Kennedie
Stefan is een enthousiaste Scrum en Agile consultant en trainer die veel ervaring heeft in het trainen en coachen van professionals voor wie Agile en Scrum nieuw zijn. Hij heeft uitgebreide ervaring in het toepassen van Scrum bij organisaties buiten het IT-domein.