Zeven tips om je zin te krijgen (als IT-architect)


Daarvoor is hij afhankelijk van anderen die wel die beslisbevoegdheid hebben – meestal managers in ‘de business’. En die beslissers zitten niet te wachten op SOA, Cloud, Big Data of andere techneutenhype. Je zult ze moeten helpen om de juiste beslissing te nemen. Zeven tips.

1. Ken je publiek
Wij IT-ers hebben er een handje van om anderen ietwat dom of zelfs overbodig te vinden. Vooral als die anderen een stropdas dragen en niet weten wat multiple inheritance is, of RSA-encryptie, of een ESB. Maar de werkelijkheid is anders. In werkelijkheid hebben managers die kennis niet nodig om hun werk goed te doen. Ze zijn met heel andere zaken bezig die minstens zo belangrijk zijn voor het succes van de organisatie als jouw nieuwe project. En pas als jouw verhaal aansluit bij wat zij belangrijk vinden, krijg je – misschien – een handtekening. Het is dus zaak je echt te verdiepen in je publiek en hun taal te spreken. Waar liggen ze wakker van ’s nachts? Waar dromen ze van? En hoe helpt jouw voorstel om die droom te verwezenlijken?

2. Ken je doel
Communicatie is een middel, geen doel. Zolang je niet weet wat je wilt bereiken, kun je niet effectief communiceren. Bepaal dus vooraf expliciet wat je wilt dat de ander gaat doen. (Of juist niet gaat doen.) Maar al te vaak sturen we e-mails met een of ander dik document (of een link, of een sloot andere e-mails) en als enige tekst ‘Ter informatie.’ Niet doen, dus. Houd je kruit droog totdat je een doel hebt bepaald.

3. Houd het kort
Of je nu een Project Start Architectuur maakt, een e-mailtje stuurt of een presentatie geeft: korter is beter.


4. Niet hamsteren
Mijn zoontje van zeven gaf laatst een spreekbeurt. Dat ging ongeveer zo: ‘Mijn spreekbeurt gaat over hamsters, de hamster is een knaagdier, hij eet wortels, die van mij heet Stinkie, hij is heel lief, een hamster heeft hele diepe wangzakken, dit was mijn spreekbeurt.’ Aandoenlijk, zeker. Schattig, absoluut. Effectief? Mwoh...
Dat kunnen volwassenen natuurlijk beter. Toch? Vaak niet. Veel presentaties en rapporten komen niet wezenlijk boven dit niveau uit: een lange, weinig gestructureerde opsomming van informatie over dat ene onderwerp waarin alles even belangrijk lijkt te zijn. De auteurs hebben hun wangzakken volgepropt met informatie en spugen het in één keer over hun publiek uit. Niet doen.
Natuurlijk zorg je dat je alles weet van je onderwerp, maar wees vervolgens selectief in wat je gebruikt in je presentatie (of e-mail, rapport, of PSA.) Gebruik alleen die informatie die bijdraagt aan je doel. Stel prioriteiten. Wees selectief.


5. Maak het interessant
De aandachtsspanne van mensen is niet zo groot. Na een paar minuten ben je de meeste wel kwijt aan de kopzorgen om een boze klant, die sollicatie waarop ze nog steeds niets hebben gehoord of de nieuwe leaseauto die mag worden besteld. Om de aandacht vast te houden, zal jouw verhaal interessanter moeten zijn. Of geestiger. Of spannender. Of allemaal tegelijk. Alles is geoorloofd om je boodschap over te brengen.


6. Begin bij de essentie
Al te veel adviesrapporten beginnen bij het begin en eindigen bij het einde. ‘Dit was onze onderzoeksvraag, we zijn zus en zo aan de slag gegaan, daar kwam dit en dat uit, toen hebben we deze oplossing bedacht en nou is dit onze conclusie.’

Het lijkt een logische indeling - tenslotte is het zo gegaan, dus waarom zou je het anders vertellen? Omdat je lezer niet geïnteresseerd is in de geschiedenis van je onderzoek. In eerste instantie wil een lezer maar een ding weten: kan ik me veroorloven om dit verhaal niet te lezen? Als het antwoord ‘ja’ is of als het teveel moeite kost om het antwoord te vinden, ben je de aandacht kwijt.

Begin dus bij de essentie: begin met het probleem en leg vervolgens uit waarom dat een probleem is. ‘Onze systemen zijn hopeloos verouderd en als we daar niets aan doen, zal onze time to market groeien van drie maanden naar anderhalf jaar.’ Dat is een opening die de aandacht trekt! Vervolgens doe je je oplossing uit de doeken. ‘Volgens mij moet er dit gebeuren. Daarvoor moet jij deze stap zetten.’

De onderbouwing die je daarna voor je advies geeft – inclusief de gevolgde onderzoeksmethode, je bevindingen, analyse, etc. – zijn alleen nuttig om het vertrouwen bij de lezer te vergroten: hier is over nagedacht, hier kan ik niet omheen.

7. Maak duidelijk wat je verwacht
Je kan nog zo’n boeiend, kort, goedgestructureerd, perfect op je publiek toegesneden verhaal houden, het helpt je geen steek verder als je niet duidelijk maakt wat je van je publiek wilt. Zorg dus voor een heldere call to action. Die kan je door je verhaal verweven, maar eindig er in elk geval mee: dit is wat er moet gebeuren. Dit zijn de opties, aan jullie de keuze. Hier wil ik graag een handtekening.

DEEL DIT ARTIKEL
VOLG ONZE BLOGS

Gerelateerde blog artikelen